Dłużnik zwleka z płatnościami za fakturę? Nie wywiązuje się z obietnic spłaty zobowiązania? Czas wysłać wezwanie do zapłaty.
Pisemne wezwanie do zapłaty to najczęściej stosowane działanie windykacyjne, pierwsze poważne po jakie sięgają przedsiębiorcy chcąc odzyskać należności z niezapłaconych faktur. Poza oczywistym celem zmobilizowania dłużnika do wpłaty pieniędzy jest też wymagane jako dowód próby polubownego rozwiązania sporu i nie naraża nas na zarzut przedwczesności powództwa z uwagi na niepodjęcie przez powoda próby mediacji. Takie wezwanie warto wysłać już 7-14 dni od terminu płatności. To jak szybko zastosujemy pierwsze działania windykacyjne, jest kluczowe dla skuteczności działań windykacyjnych. Jak zatem przygotować treść, która w stanowczy sposób zmotywuje dłużnika do płatności.
Przede wszystkim wezwanie musi zawierać dane dot. wierzytelności, o której zapłatę się domagamy. Podstawowe informacje tj.:
Dane wierzyciela,
Dane dłużnika,
Tytuł zobowiązania -dane wierzytelności i dokumentu z jakiej wynika tj. nr faktury, daty wystawienia, termin płatności, kwota zobowiązania i naliczone odsetki za brak terminowej płatności,
Informacja o terminie w jakim oczekujemy zapłaty,
Nr rachunku bankowego wierzyciela,
Konsekwencje prawne i ekonomiczne jakie planujemy zastosować, jeśli płatności nie zostanie zrealizowana,
Podpis wierzyciela lub osoby upoważnionej.
Wezwanie do zapłaty wysyłamy przede wszystkim na adres rejestrowy dłużnika, który możemy zweryfikować w rejestrach KRS lub CEIDG, w drugiej kolejności na adres korespondencyjny dłużnika. Jeśli dysponujemy adresem e-mail, zeskanujmy podpisane wezwanie wyślijmy również drogą elektroniczną. Papierowe odebrane z punktu widzenia psychologicznego ma największy nacisk, ale może zostać nieodebrane przez dłużnika. Elektroniczne raczej zawsze dotrze i zostanie odczytane przez wszystkich mających dostęp do ogólnej skrzynki mailowej dłużnika.
Wskażmy sankcje prawne, których zastosowanie będzie znaczące i dotkliwe dla dłużnika. Warto nadmienić, że w przypadku braku terminowej płatności zablokujemy możliwość zakupu w naszej firmie , skierujemy sprawę do profesjonalnej firmy windykacyjnej, podejmiemy kroki sądowe ( przedsądowe wezwanie do zapłaty), udostępnimy informację gospodarczą w BIGach lub na giełdach wierzytelności. Co ważne, abyśmy mogli zgodnie z prawem przekazać informację do BIG, wpis należy poprzedzić wezwaniem do zapłaty dostarczonym na min. 30 dni przed wpisem z informacją o konsekwencji wpisu do BIG. Można odwołać się też do relacji, uczciwości i moralności dłużnika nadmieniając, że jesteśmy gotowi na polubowne rozwiązanie sporu i zależy nam na kontynuowaniu współpracy, szczególnie jeśli wzywamy do płatności stałego klienta.
Co, jeśli klient nie zapłacił w wskazanym przez nas terminem? Przede wszystkim, jeśli chcemy, żeby dłużnik traktował nas poważnie przejdźmy do zastosowania sankcji, o których wcześniej informowaliśmy dłużnika. Jeśli odpuścimy w tym momencie i nie przejdziemy do działania, dłużnik będzie miał świadomość, że zgadzamy się na lekceważenie zobowiązania i może to w konsekwencji wydłużyć proces windykacji.
Wysyłkę wezwania do zapłaty warto poprzedzić monitami. Wiele firm stosuje procedurę windykacyjną zakładającą regularny monitoring płatności wystawionych faktur poprzez cykliczną wysyłkę przypomnień o płatności e-mail i sms. Taką procedurę można przygotować we współpracy z profesjonalna firmą windykacyjną.
Chleb można upiec samemu albo kupić w piekarni – każde rozwiązanie ma swoje zalety. Jeśli chcecie Państwo skupić się na własnej działalności warto zlecić proces monitoringu i windykacji na zewnątrz. Najbardziej optymalnym rozwiązaniem będzie przekazanie sprawy do firmy windykacyjnej, która wyśle wezwanie do zapłaty z rygorem zastosowania sankcji i podpisane przez radcę prawnego. Takie wezwanie do zapłaty wysłane odpowiednio wcześnie w ponad 70% spraw kończy się spłatą w wyznaczonym terminie płatności. W serwisie www.e-wierzyciel.pl koszt wysyłki wezwania do zapłaty z podpisem radcy prawnego i powiadomień monitorujących to zaledwie 19 zł netto.
